اجتماع اللجنة التحضيرية والتنظيمية للمؤتمر العام الخامس

اجتماع اللجنة التحضيرية باللجنة التنظيمية وإعلان استعدادات وإنجازات اللجنة التنظيمية للمؤتمر السنوي الخامس لاتحاد طلاب اليمن في الصين

 

اجتمعت يوم أمس الإثنين الموافق 30-01-2017 اللجنة التنظيمية للمؤتمر السنوي الخامس لاتحاد طلاب اليمن في الصين ممثلة برؤساء اللجان الفرعية للجنة التنظيمية وبعض الأعضاء، بالإضافة لحضور بعض أعضاء اللجنة التحضيرية للمؤتمر أعضاء الهيئة الإدارية، وقد عرضت اللجنة التنظيمية العديد من الإنجازات ومن أهمها ما قامت به مسبقاً من  تشكيل خمس لجان فرعية وهي على النحو التالي:

أ‌)       لجنة الإعلام.

ب‌)   لجنة الإستقبال.

ت‌)   لجنة الخدمات.

ث‌)   لجنة النظام.

ج‌)    لجنة التغذية.

حيث وقامت اللجان الفرعية بالقيام بالعديد من الإستعدادات وإنجاز بعض المهام الموكله إليها وهي على النحو التالي:

أولاً: إستعدادات ومنجزات لجنة الإعلام:

1.       تشكيل هيكل اللجنة التنظيمية.

2.       المساهمة في إرسال دعوات جلسة إفتتاحية المؤتمر لطاقم السفارة والرعاة الرسميين.

3.       إختيار مقدمي برنامج المؤتمر.

4.       ترتيب برنامج وفقرات المؤتمر وتزمينها.

5.       ترتيب فقرات الحفل الفني للمؤتمر.

6.       الإستعداد بتجهيز جميع المواد الإعلامية والمنشورات الخاصة بالمؤتمر.

7.       التدرب على نشر مجريات المؤتمر أولاً بأول على موقع الإتحاد وجميع منصاته الإعلامية.

8.       توفير الأدوات والتجهيزات الخاصة بالجانب الإعلامي، كاميرات، مايكرافونات….إلخ.

9.       الإستعداد للبث المباشر لفعاليات المؤتمر.

10.  الإعداد والتحضير لإجراء المقابلات والتقارير الخاصة بالمؤتمر.

11.  الإستعداد لعمل المقابلات مع المشاركين في المؤتمر.

12.  إختيار فريق مصورين من أصحاب الخبرة وتم التقسيم كالتالي:

أ‌)         مختص بالتقاط الصور الشخصية.

ب‌)    مختص بالتقاط الصور الجماعية.

ت‌)    مختص بالتغطية الشاملة للمؤتمر صوت وصورة.

ث‌)    مختص بتغطية البث المباشر.

ثانياً: إستعدادات ومنجزات لجنة الإستقبال:

1.       الإستعداد لاستقبال جميع المشاركين في المؤتمر وتجهيز طرق التواصل معهم أثناء وصولهم، والتأكد من وصولهم إلى أماكن السكن.

2.       الإستعداد لاستقبال جميع المشاركين عند وصولهم إلى الغرف.

3.       الإستعداد لاستقبال الحالات الطارئة بالسيارة خلال فترة إنعقاد المؤتمر.

4.       الإستعداد لتنظيم نقل المشاركين إلى القاعة من أماكن السكن والعكس.

5.       تجهيز فريق خاص بإرشاد المشاركين في المدينة، مثل الذهاب إلى المطاعم أو إستقالة وسائل النقل في المدينة أو الإنتقال إلى مركز المدينة.

6.       تحديد أشخاص للتأكد من جاهزية جميع المشاركين للتوجه إلى قاعة المؤتمر.

7.       تجهيز ونشر أدلة تحتوي على التالي:

الدليل الأول: دليل يحتوي على بيانات لجنة الإستقبال الخاصة بالمؤتمر السنوي الخامس (أرقام الجوالات، والرموز الخاصة بالويتشات).

الدليل الثاني: دليل يحتوي على كيفية الوصول إلى مدينة جنخوا.

الدليل الثالث: دليل يحتوي على الأماكن الهامة في مدينة جنخوا والقريبة من مكان إنعقاد المؤتمر والتي يحاتجها المشاركون في المؤتمر خلال فترة إنعقاده.

ثالثاً: إستعدادات ومنجزات لجنة الخدمات:

1.      توفير المشروبات للمشاركين في المؤتمر.

2.      توفير الأدوات القرطاسية للمشاركين في المؤتمر من أقلام، دفاتر…إلخ.

3.      توفير البطائق الخاصة بالمشاركين.

4.      توفير الأدوات الخاصة بالتغذية.

5.      توفير الأغراض الرئيسية لجميع اللجان وما قد ينقصها إن وجد.

6.      نقل الأكل إلى القاعة.

7.      توفير صندوق الإنتخابات وكذلك الطاولة الخاصة بذلك.

8.      توفير ما قد ينقص القاعة من أغراض.

رابعاً: إستعدادات ومنجزات لجنة النظام:

1.      تقديم المشروبات للمشاركين أثناء إنعقاد المؤتمر.

2.      توزيع النظام الأساسي للاتحاد بالإضافة إلى البطائق والأدوات القرطاسية.

3.      حجز المقاعد الأمامية للرعاة والشخصيات المهمة.

4.      ترتيب القاعة من كراسي وطاولات.

5.      الحفاظ على نظافة القاعة.

6.      التأكد من عدم دخول غير المشاركين في الموتمر في اليوم الاول وكذلك في اليوم الثاني.

7.      تجهيز مكان للانتخابات.

8.      تجهيز مكان لصلاة.

9.      الحفاظ على النظام والهدوء في القاعة.

خامساً: إستعدادات ومنجزات لجنة التغذية:

1.      التأكد من وجود جميع أغراض الطباخة والمستلزمات من مواد غذائية وكذلك معدات الطبخ.

2.      تجهيز الطعام والأشربة كالتالي:

أ‌)         تجهيز وجبة الإفطار بالكامل حسب الوقت المحدد.

ب‌)    تجهيز وجبة الغداء بالكامل حسب الوقت المحدد.

ت‌)    تجهيز وجبة العشاء بالكامل حسب الوقت المحدد.

ث‌)    تجهيز الشاهي لوقتين الصباح وكذلك المساء.

هذا وتتقدم رئاسة اللجنة التنظيمية للمؤتمر السنوي الخامس بالشكر والتقدير لجميع أعضاء اللجنة لتفاعلهم ومبادرتهم، ولا ننسى جهود اللجنة التحضيرية ممثلةَ بالهيئة الإدارية لتعاونها في الترتيب للمهام.

سائلين المولى عز وجل أن يوفقنا لأداء مهامنا على أكمل وجه وأن يكتب النجاح الكامل للمؤتمر السنوي لاتحادنا.

اللجنة التنظيمية للمؤتمر السنوي الخامس لاتحاد طلاب اليمن في الصين.